第一章 总 则

第一条 为加强学院物资的规范化管理，建立有效的运行机制，提高资金使用效益，保证采购物资质量，防止积压浪费，根据《中华人民共和国政府采购法》（2002年中华人民共和国主席68号令）、《中华人民共和国招投标法》（1999年中华人民共和国主席21号令）和政府采购有关法律法规及学院有关规定，制定本办法。

第二条  本办法所称低值物资（以下简称物资）为不包括固定资产的材料物资，主要范围是：

1、教学、科研等实验用品（材料、试剂）；

2、行政后勤方面使用的办公用品、印刷品、低值易耗品；

3、各类设备（电脑、复印机、打印机、电教等）耗材，水、电维修材料及卫生清洁材料等；

4、代购的学生教材（包括复习资料、习题集）、白大衣、军训服等视同物资进行管理。

第三条  学院物资采购方式分为批量集中采购和零星分散采购。各部门所需物资，原则上采用批量集中采购。

第四条 学院物资采购工作应遵循质量第一、勤俭节约、透明公开的原则，为学院各项工作正常运转提供优质服务。

第五条 各部门要配备物资管理人员（至少配备一名以上专职或兼职的物资管理人员），总务、教务等重要物资管理部门还应根据物资类别，本着适当集中、方便领用的原则设物资库房，并建立物资的序时增减分类台账。

第六条 建立物资验收登记制度，成立物资验收小组。
                第二章   物资的采购

第七条 物资采购按照预算安排，申请报批，集中采购的原则进行。每年学院在深入调研的基础上，根据当年经费的预算和库存情况，结合实际消耗的统计分析，确定物资的储备定额。具体由使用部门分类编制物资的年度购置计划，由专项采购部门归集需求报财务处，由财务处统一汇总报分管领导审定后提请院长办公会（或其授权人）批准，列入年度预算。年中采购时由使用部门提出采购申请，填写“材料物资请料单”（附件2），经批准后，由采购部门会同院财务和纪检部门组织采购。所有采购均应控制在财务预算和采购计划范围内，任何单位和个人不得擅自采购和超预算、超计划采购。

第八条 购进大批量的物资时，需按经批准的购置预算计划，依据《学院经济合同管理办法（试行）》由学院向社会公开招标；因工作需要的临时购置，由使用部门提出申请，并与财务处会商资金，提出意见后报院长办公会议研究决定或院长批准（3000元以上）组织采购；零星需要的价低量小物资（3000元以下），由采购部门会同财务处确定定点采购点，采购时由使用部门提出申请报分管领导批准后，由采购部门会同财务处在定点采购点范围内进行公开竞价、比价、询价采购。定点采购点一经确定，原则上一年内不得随意变更供货方和商品价格。采购部门要会同财务部门建立定点采购单位信誉档案，对信誉不佳的商家及时进行更替。

第九条 总金额超过3000元或单笔业务金额达1000元以上经济业务，均应订立书面购销合同，明确供需双方的权利义务、物资技术要求等。购销合同由物资采购组织实施部门负责草拟,报分管院领导审定。合同生效后，使用部门应配合供应商做好采购物资的接货、安装、调试工作；采购组织实施部门应督促检查供货单位严格履行合同，保证采购项目按要求完成。

第三章 物资的验收、入库

第十条  零星分散采购的物资验收工作，由使用部门组织实施，验收小组由使用部门、财务处、专业技术人员、仓储管理员组成。批量集中采购（含政府采购）的物资验收工作，由采购部门组织实施，验收小组由物资使用部门和采购部门、监察审计处、财务处及相关专业技术人员组成。验收工作应在供应商完成供货、安装、调试工作后5个工作日内完成。

第十一条  物资验收标准，以合同约定、招标文件要求、投标文件承诺、产品技术资料、行业规范等为准。

第十二条  物资验收小组应严格按标准进行验收。物质外观、数量、名称、规格、型号、生产厂家、技术指标、附(备)件、产品技术资料等应作为重点验收项目。验收中要做好有关记录，填写验收报告书，明确验收结论，所有参与人员须在验收报告书上签字，验收报告书由财务处存档备查。

第十三条  验收发现问题，短期可以解决的要通知供应商限期整改；问题严重，与合同约定明显不符的，退回物资，由此产生的所有费用由供货商负责，给学院造成经济损失的，依法向供货商提出索赔。

第十四条 所购物资，经验收合格后支付货款，有合同约定的，货款按照合同约定支付。凡是合同规定有质量保证金的，付款时必须留足质量保证金，以保证质保期的顺利执行；质保期内违约的，质量保证金作为违约金处理。

第十五条  物资到达仓库，仓库保管员负责填写“材料物资入库单”（附件1），核实物资的实际采购价格、发票中物资的数量和入库单的数量是否一致，并保存入库单第一联（存根联）备查。

第十六条  采购员负责核对入库单和实物是否相符，确保收到的物资和入库单上的品名、数量、规格型号一致，保存入库单第二联（验收联）并负责记载物资的数量、单价和金额，保证账实相符，即物资的数量金额账和入库单、实物相符。

     第十七条  财务处根据已批准的购置报告、已签收的物资入库单第三联（记账联）和购货发票付款，并相应增加库房的库存数。

第四章  物资的出库

第十八条  物资的出库要有逐级审批制度。

学生用品：每学期学生处核定各班级物品的领用品种和数量，报分管领导批准后向行政库房下发通知，行政库房根据通知造册由班主任签收，办理出库手续。

教学用材料、用品，实行计划领料制度。领料计划应根据实际教学需要，认真核算，按次提出申请，报经各系部主要负责人批准方可领取。计划外临时少量需要的可临时申请审批。

行政办公用品、印刷品、低值易耗品，电脑、复印机、打印机、电教等设备耗材、水电维修材料等：由各处室提出申请经处室主要负责人签字，库房方可发货（材料价值在100元以内的，超过100元的须经分管领导批准）。

教材：教务处每学期开学前根据教学计划制订分专业，分班级的教材发放清单交由教材库，教材库根据清单组织班级领用（需有班主任亲笔签名），办理出库手续。教师领用教学用书，由本人填写教学用书申请单，教务处负责人批准后方可办理领用出库手续。

第十九条  库房物资出库时要填写一式三联的“物资出库单”（附件3），办理出库手续。财务处根据物资出库审批单和“物资出库单”冲销各库房的库存物资数量金额帐。
                第五章 物资的盘存
    第二十条  建立财务处与各库房数据同步互控对应机制，实行材料的月盘存和学期盘存制度。

月盘存：各库房每月一次（月末）对库存物资进行实地盘点，填报“物资领用存月报表”（附件4），会同“物资出库单”，经物资管理部门负责人审批后向财务销帐。

学期盘存：财务处会同各库房每学期一次（上半年定于7月初，下半年定于12月初）对物资进行实地盘点，核对物资的实有数与账存数是否相符，物资的保管、使用情况是否正常。对清查盘点中发现的问题，应查明原因，说明情况，编制有关物资盘盈盘亏表，按规定进行处理。盘盈盘亏须经财务处审核并报分管院领导批准后，才能调整有关账目。

第二十一条 使用部门对使用后剩余的物资，应办理退料手续，退回仓库前必要时应经质量鉴定。库房对使用部门确无需要或无法利用的残次、废旧物资应组织回收，尽量整修利用。对多余不用的积压呆滞废旧的物资，进行变价出售处理，处理前应经财务处审核同意，并行文申请报批，变价收入纳入学院财务统一核算管理。财务处根据相关财务规定进行账务处理。

第六章  违纪处分

第二十二条  参与采购的单位和人员要认真学习物资采购供应的有关规章制度，自觉接受纪检监察、财务等部门的监督检查。有下列违规违纪行为的，将依照有关规定，给予有关责任人相应的党纪、政纪处分；构成犯罪的移交司法机关依法追究其法律责任。

1、不按规定程序进行招标或业务谈判，徇私舞弊，干扰采购活动正常秩序的。

2、与投标者或供货单位相互串通，高估冒算，有意多付货款的。

3、不认真履行职责，购进的货物以次充好、价高质次或假冒伪劣产品。

4、采购过程中，接受供货方礼品、回扣或有价证券等各种好处费而不上交的。

5、挥霍浪费或挪用、贪污、私分采购货款的。

6、采购过程拒绝监督，对违纪违法行为有意包庇的。

7、建立物资仓储管理赔偿和责任追究制度。

第七章  附 则

第二十三条 本办法未尽事宜按国家及省市有关政策、法规执行。

第二十四条 本办法由财务处负责解释，自公布之日起施行。

附件1：               

材料物资入库单

　　仓库名称：
　　编号：　　　　　　　　　　　                    　年 　月 　日

　　                                  采购             检验                验收         

填写说明：本单一式三联，第一联采购联，为采购员备查，第二联仓库记账联，仓库据以记帐，第三联财务联，交财务处办理付款并作为财务记账联。

附件2：

材料物资请领单

请领单位：                                             年    月    日

请领人（签章）                  领用单位负责人（签章）

填写说明：本单一式二联，第一联留领料单位备查；第二联留仓库，据以登记出库。

附件3：

材料物资出库单

领料单位：                                             凭证编号：

                  年    月    日            发料仓库：

发料人（签章）             领料人（签章）

填写说明：本单一式三联，第一联留仓库，据以登记材料明细账；第二联留领料部门备查；第三联于月末经汇总后交财务据以销帐。

附件4：

材料物资收发存月报表

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　                     年   月

　　　　　　　　　　　　　　部门领导审核： 　　　　　制表：